Cette application permet à tous les internautes inscrits à FACEBOOK de générer des devis, bons de livraison, factures proforma, factures et avoirs au format PDF.

Aussi les clients de TOOLS4COM OIS pourront consulter leurs documents et les télécharger via la rubrique Liste des documents.

Lien vers l’application

On attend vos commentaires, suggestions, remarques sur  la page TOOLS4COM OIS sur FACEBOOK.

• La consultation de la liste de vos documents créer sur TOOLS4COM OIS (fonctionnalité disponible seulement à nos clients)

• La génération des documents à la volée, il suffira de remplir le formulaire afin d’avoir vos devis, bons de livraison, factures proforma, factures et avoir sous format PDF.(fonctionnalité disponible pour tout les utilisateurs facebook, notez bien que TOOLS4COM ne garde aucune sauvegarde des documents générés)

Certains de nos clients ont eu des soucis avec cette fonctionnalité surtout ceux possédant une grande variété de produits (> 1000)

Notre équipe technique a touché le fond du problème en intégrant un moteur de recherche (autosuggestion ou auto-complétion) qui va vous aider à choisir les articles d’une manière plus simple et efficace.

Le principe de cette nouveauté est l’auto-complétion des critères de recherche basée sur le nom du produit, la référence, ou le label de la catégorie ou l’affinage de ces derniers en fonction de ce que tape l’utilisateur

Cette méthode offre un gain de temps précieux et est un bénéfice majeur pour les utilisateurs.

Notez bien que par mesure de sécurité l’application se déconnecte automatiquement après 2 heures.

Tous les utilisateurs de TOOLS4COM OIS pourront basculer entre la langue française et allemande via le menu en haut à gauche de l’application.

Astuce :

Vous pouvez créer vos documents que ce soit : (devis, bons de livraison, factures proforma, factures, avoirs) dans la langue de votre compte et les télécharger ou les imprimer en deuxième langue.
Exemple : Si la langue de votre compte est le Français vous pouvez avoir votre document en langue allemande en basculant à la version allemande au moment du téléchargement ou l’impression du document.

Le lancement de TOOLS4COM OIS en allemand devient imminent. Vous avez sûrement eu l’occasion, au moins une fois durant le dernier mois, d’apprendre cette nouvelle à travers notre blog, flux RSS et flux twitter. Aujourd’hui, nous avons le plaisir de vous annoncer sa mise en ligne officielle pour le lundi 10 novembre 2008.
Par ailleurs, nous apporterons également quelques améliorations aux fonctionnalités déjà existantes.

Les personnes inscrites à la newsletter ou qui suivent TOOLS4COM sur twitter savent déjà que nous comptons :

• lancer la version allemande de notre logiciel de facturation en ligne entre fin mois d’octobre et début mois de novembre.
• avec notre partenaire, ajouter la possibilité d’envoi des documents (devis, bons de livraison, factures etc) par FAX.
• corriger quelques bugs mineurs signalés par nos clients au niveau des interfaces : gestion des clients et module configuration.
• appliquer de petites améliorations afin de faciliter encore plus l’utilisation de notre logiciel de facturation.

État d’avancement :

• Version allemande : L’intégration des traductions est terminée à 100%. On travaille avec nos beta-testeurs sur les tests globaux afin de s’assurer du bon fonctionnement de l’application. Notre site web restera disponible uniquement en français pendant un certain temps après la mise en production de la version allemande.

• L’intégration de la solution d’envoi de FAX est en stade avancée 60%
• Correction des bugs (85%) vous pouvez toujours nous contacter pour signaler les problèmes rencontrés et nous aurons le plaisir de régler tous vos soucis.
• Améliorations : 100%

Vous pouvez suivre les nouveautés en vous inscrivant sur notre flux rss ou à la newsletter.

Update le 09-11-2008 : Notre site web a été traduit en allemand.

Cette nouvelle amélioration s’avèrera très utile si le nombre de produits et services que vous offrez est grand.

Le règlement des factures en ligne vous donne l’occasion de vendre dans le monde entier et de recevoir des paiements en quelques secondes.

Vous bénéficieriez d’une caisse automatique ouverte en permanence 24/24.

Notre équipe technique travaille sur l’intégration d’autres modules de paiement en ligne comme :

• Paypal payflow pro
• Paybox
• Moneybookers
• 2checkout
• Authorize.net
• Linkpoint
• PSI GATE

Afin d’activer le paiement en ligne des factures consultez la section Configuration :: Paiement en ligne.

Interface de configuration de paiement en ligne via paypal

Interface de configuration de paiement en ligne via alertpay

• Ventes par date
• Ventes par client
• Ventes par produit
• Factures par statut
• Factures par client
• Factures par produit
• Les modes de paiement

Rapport des ventes par date

Rapport des factures par statut

Rapport par produits vendus

Maintenant TOOLS4COM OIS n’accepte que les logos au format : gif, png, jpeg.

Cette amélioration s’applique pour les devis, les bons de livraison, les factures proforma, les factures et les avoirs.

Avant (Champs prix et taxe en mode lecture seul)

Après (Champs prix et taxe modifiable)

Lorsque vous cliquez sur l’icône du support en ligne vous entrez en communication directe et sécurisée^(*) avec un opérateur qui a pour mission de vous aider à résoudre tous vos soucis rencontrés avec les services TOOLS4COM.

Au cas où le service du support est hors ligne vous pourrez toujours nous rejoindre avec le système de ticket ou en envoyant un courriel à support [@] tools4com.com.

^(*) TOOLS4COM utilise les certificats Thawte, membre du groupe VeriSign, n°1 mondial de la certification SSL. (un cryptage jusqu’à 256 bits )

TOOLS4COM vous propose des interfaces faciles et vous garantie une prise en main rapide.

Cliquez sur l’image au-dessous pour regarder la démo

Afin de mieux vous aider, nous avons mis en place un système de support par ticket. Chaque demande de support est assignée à un numéro de ticket unique qui vous permettra de suivre la progression et le suivi des réponses que vous attendez. Pour information, nous gardons la trace de toutes les archives des actions et demandes traitées.

Système de tickets

Notez bien que la création de nouveaux tickets est ouverte à tous. Voici le déroulement classique :

• Vous créez un ticket de support par l’interface web ou par email (support [@] tools4com.com),
• Une réponse sur la faisabilité, la durée et le délai vous est envoyée,
• Vous validez notre proposition,
• Nous réalisons le support.

Le support technique est principalement proposé pour l’utilisation des services TOOLS4COM et des compétences spécifiques (Développement spécifique, audit et conseil etc ..).

Surtout n’hésitez pas à nous faire part de vos soucis et problèmes notre métier est de donner vie à vos idées.

L’équipe TOOLS4COM

Par rapport à la version V1 les nouveautés sont nombreuses :

Clic droit et menu d’actions : Afin de rendre l’utilisation de TOOLS4COM OIS plus facile et plus rapide nous avons mis en place un menu d’actions dans les interfaces d’affichage des listes de documents (devis, factures, bons de livraison, etc.). Ce menu se déclenchera par un simple clic droit sur la ligne du document.

Le clic droit vous permet :
- la modification, la duplication ou la suppression du document (facture, devis, etc..),
- L’affichage en mode HTML OU PDF des documents
- L’impression du document,
- L’envoie par email, l’ajout de paiement ou la consultation du client,
- La conversion ou le transfère du document.

Gestion des factures multidevises : Cette option vous permettra la création des factures en devise (USD, EUR, GBP, CHF, YEN etc.) tout en gardant une traçabilité des montants en devise du compte aussi un contrôle total sur les taux de changes.

Gestion des bons de livraison : Il vous sera possible de :
- créer, modifier et dupliquer des bons de livraison.
- Affichage HTML et PDF des bons de livraison.
- Impression et envoie par email des bons de livraison.
- Transférer ou convertir des devis en bons de livraison.
- Créer des bons de livraison avec une devise différente de celle de compte.
- gérer facilement les bons de livraison en attente ou déjà envoyés.
- paramétrer les références des bons de livraison, ainsi que les remarques et les conditions de vente par défaut.
- Configurer les notifications par courriel des bons de livraison.

Gestion des factures pro forma : Il vous sera possible de :
- créer, modifier et dupliquer des factures pro forma.
- Affichage HTML et PDF des factures pro forma.
- Impression et envoie par email des factures pro forma.
- Transférer ou convertir des devis ou des bons de livraison en factures pro forma.
- Créer des factures pro forma avec une devise différente de celle de compte.
- Sauvegarde des encaissements sur les factures pro forma.
- gérer facilement les documents en attente ou déjà envoyés.
- paramétrer les références des factures pro forma, ainsi que les remarques et les conditions de vente par défaut.
- Configurer les notifications par courriel des factures pro forma.

• Gestion des avoirs : Il vous sera possible de :
  - créer, modifier et dupliquer des avoirs.
  - Affichage HTML et PDF des avoirs.
  - Impression et envoie par email des avoirs.
  - Transférer ou convertir des factures en avoirs.
  - Créer des avoirs avec une devise différente de celle de compte.
  - gérer facilement les avoirs en attente ou déjà envoyés.
  - paramétrer les références des avoirs, ainsi que les remarques et les conditions de vente par défaut.
  - Configurer les notifications par courriel des avoirs.

• Duplication et Transfère des documents : Ces deux fonctions intéressantes vous permettront de gagner du temps dans votre travail, vous n’auriez plus besoin de créer de A à Z votre document. Vous pourriez :
  - Dupliquer vos devis, vos bons de livraison, vos factures pro forma, vos factures et vos avoirs.
  - Transférer vos devis en bons de livraison, factures pro forma et factures.
  - Transférer vos bons de livraison en factures pro forma et en factures.
  - Transférer vos factures en avoir.
  - garder la trace des documents en référence.

Le système de configuration a été à son tour mis à jour afin de permettre :

- Le paramétrage de la numérotation automatique des différents documents.

- Le paramétrage des remarques et des conditions de vente par défaut

- Le paramétrage des notifications par défaut à envoyer par email pour les documents

N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques et suggestions, notre métier est de mettre en réalité vos idées.

Ne manquez pas Nos Offres spéciales

Ci-dessous un récapitulatif des nouveautés :

• Clic droit et menu d’actions : Afin de rendre l’utilisation de TOOLS4COM OIS plus facile et plus rapide nous avons mis en place un menu d’actions dans les interfaces d’affichage des listes de documents (devis, factures, bons de livraison, etc.). Ce menu se déclenchera par un simple clic droit sur la ligne du document.

• Gestion des factures multidevises : Cette option vous permettra la création des factures en devise (USD, EUR, GBP, CHF, YEN etc.) tout en gardant une traçabilité des montants en devise du compte aussi un contrôle total sur les taux de changes.

• Gestion des bons de livraison : Il vous sera possible de :
  - créer, modifier et dupliquer des bons de livraison.
  - Affichage HTML et PDF des bons de livraison.
  - Impression et envoie par email des bons de livraison.
  - Transférer ou convertir des devis en bons de livraison.
  - Créer des bons de livraison avec une devise différente de celle de compte.
  - gérer facilement les bons de livraison en attente ou déjà envoyés.
  - paramétrer les références des bons de livraison, ainsi que les remarques et  les conditions de vente par défaut.
  - Configurer les notifications par courriel des bons de livraison.

• Gestion des factures pro forma : Il vous sera possible de :
  - créer, modifier et dupliquer des factures pro forma.
  - Affichage HTML et PDF des factures pro forma.
  - Impression et envoie par email des factures pro forma.
  - Transférer ou convertir des devis ou des bons de livraison en factures pro forma.
  - Créer des factures pro forma avec une devise différente de celle de compte.
  - Sauvegarde des encaissements sur les factures pro forma.
  - gérer facilement les documents en attente ou déjà envoyés.
  - paramétrer les références des factures pro forma, ainsi que les remarques et  les conditions de vente par défaut.
  - Configurer les notifications par courriel des factures pro forma.

• Gestion des avoirs : Il vous sera possible de :
  - créer, modifier et dupliquer des avoirs.
  - Affichage HTML et PDF des avoirs.
  - Impression et envoie par email des avoirs.
  - Transférer ou convertir des factures en avoirs.
  - Créer des avoirs avec une devise différente de celle de compte.
  - gérer facilement les avoirs en attente ou déjà envoyés.
  - paramétrer les références des avoirs, ainsi que les remarques et  les conditions de vente par défaut.
  - Configurer les notifications par courriel des avoirs.

• Duplication et Transfère des documents : Ces deux fonctions intéressantes vous permettront de gagner du temps dans votre travail, vous n’auriez plus besoin de créer de A à Z votre document. Vous pourriez :
  - Dupliquer vos devis, vos bons de livraison, vos factures pro forma, vos factures et vos avoirs.
  - Transférer vos devis en bons de livraison, factures pro forma et factures.
  - Transférer vos bons de livraison en factures pro forma et en factures.
  - Transférer vos factures en avoir.
  - garder la trace des documents en référence.

N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques et suggestions, notre métier est de mettre en réalité vos idées.

Ne manquez pas Nos Offres spéciales

• Beaucoup de mains d’œuvre
• Difficile à organiser
• Un suivi permanent (suivi des règlements, résolution des litiges etc…)
• Coûteux

La solution TOOLS4COM OIS vous permet de diminuer ou même supprimer le flux papier et vous permet de mettre le premier pas vers la facturation électronique.
En terme de productivité notre solution vous aide à :

1. Améliorer les processus de la facturation :

• Automatisation du traitement,
• Meilleure visibilité du processus,
• Validation,
• Faciliter les règlements,
• Meilleure visibilité sur les prévisions.

2. Minimiser les coûts de traitement de la facture

Le coût standard de l’émission d’une facture est au à l’entour de 8 à 9,5 € (selon une étude Arthur D. Little pour Deskom/Post@xess)

- préparation facturation et comptabilisation : 0,3 €
- envoi : 1,2 €
- rapprochement paiements : de 0,5 € à 2 €
- archivage : 0,8 €
- gestion des relances : 0,8 €
- gestion des litiges : 2,4 €
- coûts de trésorerie : 2,0 €.

• Moins d’1€ par facture,
• Réduire ou même éliminer les flux papier.

3. Perfectionner la qualité et la sécurité des factures :

• Conservation et archivage sécurisé,
• Meilleures traçabilité,
• La centralisation des données dans un système sécurisé et accessible 24/7,
• Améliorer la relation avec vos clients,
• Identifier rapidement en cas de non réception

1. Vous parlez d’une offre spéciale ?

   Oui, effectivement TOOLS4COM propose aux nouveaux et anciens clients de bénéficier de trois mois d’inscription à un plan TOOLS4COM OIS au prix de un.

2. Quelles sont les conditions de validité de l’offre ?

   - Cette offre s’applique à tous les plans payants de TOOLS4COM OIS.
   - Les nouveaux et les anciens utilisateurs de TOOLS4COM OIS peuvent bénéficier de cette offre.
   - L’offre s’applique seulement sur une seule période du plan.

3. Quelle est la période pendant laquelle les clients peuvent bénéficier de cette offre?

   La période de l’offre commence le 16 Août 2008 (16/08/2008) et se termine le 31 Décembre 2008 (31/12/2008)

4. Je suis un nouveau client, comment pourrai-je bénéficier de cette offre ?

   C’est simple,
   - Commencez par ouvrir un compte gratuit TOOLS4COM OIS, essayez notre solution en intégrant vos données (fiches clients, fiches produits, générez vos premières factures).
   Lorsque vous ressentez le besoin de mettre à niveau votre plan vers un plan payant :
   - Cliquez sur l’onglet Configuration puis Mise à niveau compte
   - Choisissez le plan qui s’adapte le mieux avec votre activité
   - Dans l’interface de paiement saisissez le code promotionnel DOIS2008 puis cliquez sur Appliquer
   - Vérifiez vos données personnelles puis cliquez sur Continuez
   - Vous serez rediriger vers la page 2checkout afin d’effectuer votre paiement, suivez les étapes demandées.

5. Je suis déjà utilisateur, comment pourrai-je bénéficier de cette offre ?

   - Cliquez sur l’onglet Configuration puis Mise à niveau compte
   - Choisissez le plan qui s’adapte le mieux avec votre activité.
   - Dans l’interface de paiement saisissez le code promotionnel DOIS2008 puis cliquez sur Appliquer
   - Vérifiez vos données personnelles puis cliquez sur Continuez
   - Vous serez rediriger vers la page 2checkout afin d’effectuer votre paiement, suivez les étapes demandées.

• Ajout des produits par catégorie
• Modification des produits
• Ajout des TVA et des remises
• Gestion des stocks
• Gestion des statuts (actif / inactif)
• Création des factures à partir des produits
• Paramétrage des unités (m², litre, forfait..)
• Ajout description des produits

(Regardez démo)

• Ajout des clients par type (personne morale / personne physique)
• Modification des clients
• Gestion des contacts
• Ajout des notes personnelles
• Création des factures à partir des clients

(Regardez démo)

COMPTE GRATUIT

TOOLS4COM vous donne la possibilité d’avoir un compte gratuit à vie pour tous ses produits.
Avec ce compte et sans aucun engagement, vous aurez l’occasion de tester les fonctionnalités de nos services.
Vous pouvez décider de vous abonner à un plan payant à tout moment tout en gardant les données saisies.

Ce n’est pas tout, tous les comptes TOOLS4COM OIS vous permettrons de bénéficier des mises à jour gratuites.

L’indépendance à peu de frais

Vous êtes libre de renouveler ou non votre abonnement avec la garantie de pouvoir récupérer l’intégralité de vos données sous les formats prévus dans l’application et de garder votre compte gratuit.

Vous ne paierez donc que pour la période pour laquelle vous vous êtes inscrit.

Un système de tarification simple et flexible

La simplicité du système de tarification permet une parfaite prédictibilité des coûts.

Lorsque vous vous abonnez aux services de TOOLS4COM, vous êtes facturé pour la période (TRENTE JOURS) initiale du plan que vous avez choisi. A la fin de chaque période, vous êtes libre de renouveler ou de mettre à niveau votre plan d’inscription ou bien revenir automatiquement à la version gratuite du service.
En cas de besoin, même lorsqu’une période n’est pas terminée vous avez la possibilité de mettre à niveau le plan de votre compte vers une version supérieure.

Rapide & Facile

Dès votre enregistrement, vous pouvez commencer l’utilisation des services TOOLS4COM. La rubrique Configuration vous permettra un déploiement rapide et autonome.Grâce à l’ergonomie conviviale et intuitive de nos applications vous n’allez trouver aucune difficulté de navigation et de compréhension, que vous soyez expert ou néophyte.

Cryptage SSL

Grâce à un certificat SSL offrant un cryptage jusqu’à 256 bits TOOLS4COM OIS protège vos informations sensibles et cherche à vous faire une meilleure idée sur le service auquel vous vous confiez.

TOOLS4COM utilise les certificats Thawte, membre du groupe VeriSign, n°1 mondial de la certification SSL.

* $100, 000 de garantie

Sauvegarde des données

Multiplateforme

TOOLS4COM OIS a été conçu et développé pour fonctionner sur toute machine dotée d’une connexion internet et un navigateur récent.

Que vous travaillez sous Windows, Mac ou Linux, que vous utilisez :

TOOLS4COM OIS vous garantie une compatibilité totale.

Flexibilité

Facturation au volume. Capacité de montée en charge rapide et importante. Capacité d’adaptation aux variations de flux de factures.

Modernité

Communiquer sur une image d’entreprise moderne. Réduire la consommation de papier de l’entreprise, et plus globalement, son impact sur l’environnement.

TOOLS4COM OIS (Online Invoicing System) est une solution en ligne, interactive et collaborative qui permet à son utilisateur la gestion et le contrôle de tous le processus de facturation.

Ouvrez un compte gratuit afin de suivre vos actions commerciales professionnellement.

Facile et rapide, il vous permet en quelques clics de:

générer des devis et factures suivre vos clients gérer vos produits et stocks convertir vos devis en factures imprimer ou envoyer par e-mail vos documents gérer les paiements consulter vos rapports (Graphiques animés flash[1]) plus de détails …

Factures et devis en mode PDF

Avantages & Bénéfices
	Gestion simple et efficace de vos dossiers Logiciel en mode SaaS(2) Données accessibles en tout temps (24/7) L’indépendance à peu de frais Un contrôle total de A à Z Pas de frais de programmation, de licence ou de mise à jour Réduction des coûts d’administration, des frais de poste et de papier plus de détails …

^[1] Adobe Flash : la technologie Flash est une des méthodes les plus populaires pour ajouter des animations et des objets interactifs à une page web.

^[2] Saas : est l’acronyme de “Software as a Service“ , en français “logiciel en tant que service“